種文書検索を行う

種文書検索とは、種文書となるドキュメントを指定し、その種文書と類似した内容を持つドキュメントを検索する機能です。関連文書検索サービスがインストールされているときに使用できます。
種文書は、ドキュメント管理サービス内のドキュメントを最大10個まで選択できます。
ここでは、種文書検索を行うための次の手順を説明します。

種文書を選択する手順

操作手順
  1. ［ドキュメント一覧］画面で、種文書とするドキュメントを選択します。

  2. グローバルツールバーから［検索］－［種文書検索］を選択します。
    ［種文書検索］画面が表示されます。
  3. 次の手順に進みます。

検索対象を選択する手順

操作手順
  1. ［種文書検索］画面の左フレームで、［検索対象］リンクをクリックします。
    ［検索対象］ページが表示されます。
  2. 検索対象の一覧に、検索対象のドロワーが表示されているかどうかを確認します。

    種文書検索の検索対象は、初期状態の場合、設定されていません。

  3. 必要に応じて、次の手順を行います。
    ドロワーを検索対象として追加する場合
    1. ［追加］ボタンをクリックします。
      ［検索対象追加］画面が表示されます。
    2. ［検索対象追加］画面の階層ツリーを使って、検索対象として追加するドロワーを表示します。
    3. 検索対象として追加するドロワーをクリックして選択します。
    4. ［追加］ボタンをクリックします。
      ［種文書検索］画面に戻ります。選択したドロワーが、検索対象の一覧に表示されています。
    ドロワーを検索対象から外す場合
    1. 検索対象の一覧で、検索対象から外すキャビネットまたはフォルダーのチェックボックスにチェックマークを付けます。
    2. ［削除］ボタンをクリックします。
      選択したキャビネットまたはフォルダーが、検索対象の一覧から削除されます。
  4. 次の手順に進みます。

検索結果表示の表示方法を指定する手順

操作手順
  1. ［種文書検索］画面の左フレームの一覧で、［表示設定］リンクをクリックします。
    ［表示設定］ページが表示されます。
  2. ［表示設定］ページの、表示属性の一覧を確認します。
  3. 必要に応じて、次の手順を行います。
    表示対象とする属性を追加する場合
    1. 属性テンプレートのプルダウンメニューから、属性テンプレートを選択します。
    2. 属性のプルダウンメニューから、表示対象とする属性を選択します。
    3. プルダウンメニューの横の［追加］ボタンをクリックします。
      選択した属性が、表示属性の一覧に追加されます。
    4. 必要に応じて、表示幅の値を変更します。
    属性を表示対象から外す場合
    1. 表示属性の一覧で、表示対象から外す属性のチェックボックスにチェックマークを付けます。
    2. ［削除］ボタンをクリックします。
      選択した属性が、表示属性の一覧から削除されます。
  4. 必要に応じて、属性の表示順を変更します。

    ［表示設定］ページの表示属性の一覧に表示されている順序が、検索結果表示における「属性の表示順」になります。

    属性の表示順を1つ上げる場合
    1. 表示属性の一覧で、表示順を変更する属性のチェックボックスにチェックマークを付けます。
    2. ［↑］ボタンをクリックします。
      選択した属性の、表示属性の一覧での順位が1つ上がります。
    属性の表示順を1つ下げる場合
    1. 表示属性の一覧で、表示順を変更する属性のチェックボックスにチェックマークを付けます。
    2. ［↓］ボタンをクリックします。
      選択した属性の、表示属性の一覧での順位が1つ下がります。
  5. ［最大表示件数］に、検索結果の最大表示件数を入力します。
  6. ［1ページの表示件数］に、検索結果の1ページあたりの最大表示件数を入力します。
  7. ［画像表示デフォルトコンテントラベル］プルダウンメニューから、画像が表示されるときのコンテントラベルを選択します。
  8. 次の手順に進みます。

検索を実行する手順

操作手順
  1. ［種文書検索］画面の［検索］ボタンをクリックします。
    選択した種文書に基づいて種文書検索が実行されます。
    ［ドキュメント一覧］画面に、検索結果が表示されます。

    種文書検索の検索結果では、［ドキュメント一覧］画面に［ツリー表示］エリアが表示されません。

  2. ［ドキュメント一覧］画面で、検索結果を確認します。

    検索結果からさらに種文書検索をすることができます。ショートテキストなどを参考に、より検索意図に近い文書を種文書として関連文書検索を繰り返すことによって、不要な文書をふるい落とし、ランキングの上位に必要な文書だけを集められます。

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