ここでは、主にワークスペースの概念を説明します。
ワークスペースは、ドキュメントスペースの中で固有の作業空間を提供します。
ワークスペースを作成してそこにアクセスすることによって、設定済みの作業空間をいつでも呼び出せます。さらに、異なるユーザーでも、同じ設定条件で作業を行えます。
ワークスペースは、ドキュメントスペースの1つの作業領域であり、ドキュメント管理サービスの各種オブジェクトにアクセスするための操作インターフェイス部分の1つといえます。
ワークスペースは複数作成できます。
個々のワークスペースには、固有の「ドキュメント」、「検索設定」、「印刷設定」を保持できます。また、個々のワークスペースにアクセスできるユーザー（ワークスペースの管理者、編集メンバー、参照メンバー）を個別に登録できます。
これにより、登録されたユーザーだけがアクセスおよび共有できるドキュメントを登録したり、検索の固有設定を保持しておいたりすることができます。
そして、個々のワークスペースで管理された次の要素を、そのワークスペースに登録されたユーザーだけが必要に応じて呼び出すことができます。
ワークスペースを利用することによって、ドキュメントスペースでのドキュメント管理、検索、印刷などの操作において、個人使用、または複数人による共同使用を目的とした作業空間が実現されます。
図： ワークスペースの概要
個々のワークスペースには、そこにアクセスできるユーザー（ワークスペースの管理者、編集メンバー、参照メンバー）を個別に設定できます。
ワークスペースを共有するユーザーの集合を「メンバー」と呼びます。
メンバーは、業務内容に応じてカスタマイズされたワークスペースという作業空間を利用することにより、作業効率向上を図ることができます。また、メンバーという限られたユーザーで共有される作業空間においてメンバー間の共同作業が可能となります。
ワークスペースを作成すると、ドキュメント管理サービス上にワークスペースフォルダーが作成されます。そのワークスペースフォルダーの中に、固有の設定内容を保持するための、ドキュメントフォルダー、検索設定フォルダーが作成されます。
図： ドキュメント管理サービスにおけるワークスペースフォルダーの管理
ワークスペースは、ドキュメントを管理するためのフォルダー（以降、ドキュメントフォルダーと呼びます）を持ちます。
ドキュメントフォルダーでは、ドキュメントスペースにおけるフォルダーの階層構造と同様のドキュメント管理が可能です。ドキュメントフォルダーにあるオブジェクトは、ドキュメント管理サービス上のキャビネットで管理されます。したがって、ワークスペースのユーザーは、ユーザー属性の付加、アクセス権によるセキュリティ、ロックによる排他制御、履歴管理など、ドキュメントスペースにおけるドキュメント管理機能と同等の機能を利用できます。
ユーザーが現在選択しているワークスペースを、カレントワークスペースと呼びます。