ワークフロー定義とは、ある仕事のやり方（の取り決め）をシステム上に表現したものです。ワークフロー定義は、その仕事を構成している1つの論理的な単位である作業とその実行順序を表す遷移（作業の実行順序定義）で構成されます。ワークフロー定義は、「外出旅費承認」といった、業務（のやり方）を表すものであり、たとえば「X社訪問の旅費清算」といった、個々の具体的業務を表すものではありません。個々の業務は、このワークフロー定義を元に作成した案件によって表され、実行されます。
フォームとは、作業者が入力する入力画面です。フォームは、作業ごとに定義します。これをフォーム定義と呼びます。フォーム定義は、ワークフロー定義の一部になります。
起動テンプレートとは、ワークフロー定義に対するカスタマイズ機能の一種です。
1つのワークフロー定義を多人数で利用すると、組織やグループ単位で担当者などを設定する場合があります。ワークフロー定義をコピーするという対応もありますが、［同じ定義］に基づいているということがわからなくなってしまうという問題があります。ワークフロー起動テンプレートは、1つのワークフロー定義の1つの版に対応し、そのワークフロー定義の関与者などを起動テンプレート独自に定義することによって、その組織の事情に合わせてワークフロー定義を運用できます。
起動テンプレートは、対応するワークフロー定義が改版されても、元の版を指し続けます。改版によってワークフロー定義が公開終了になった場合、起動テンプレートを用いた起動も行えなくなります。