ワークフロー定義は、その状態を公開状態として表します。
図：公開状態の遷移と管理領域
表： 公開状態
| 状態 | 格納領域 | 起動 | 説明 |
|---|---|---|---|
| 未公開 | 個人領域 | ○ | ワークフロー定義を作成中、または作成後に共用領域に登録されていない状態であり、他のユーザーには見えない |
| 公開予定 | 共用領域 | ワークフロー定義が確定し、ある期日になると公開される予定 | |
| 公開 | 共用領域 | ○ | 現在使用されている（起動できる） |
| 公開終了 | 共用領域 | 過去に公開されていたが、すでに公開終了している |
共用領域に存在するワークフロー定義および起動テンプレートは、版管理されます。
同じ名前を持つワークフロー定義および起動テンプレートが、版の系列を形成します。版の並びは一直線であり、枝分かれしません。また、同一系列に、ワークフロー定義と起動テンプレートを混在させることはできません。
個人領域に存在するワークフロー定義および起動テンプレートは、版管理されません。