コラボレーション機能は、ワークフローのプラクティス部分を具現化するものです。プロセス機能に柔軟性を取り込み、定期的なプロセスとして解決が難しい問題や解決できない問題に対して対処するとともに、プロセスを単純化することによって、その定義を容易にします。
ワークフローは、コラボレーション機能として次の2つを提供します。
なお、コラボレーション機能を使用する場合、コラボスペースのライセンスが必要となります。また、コラボレーション機能を利用するユーザーは、コラボスペースのユーザーライセンスを取得する必要があります。
相談機能とは、作業を実行するユーザーが、その内容の確認や質問といった、作業実行に必要となる情報交換を容易にするとともに、そのやり取りを確実にワークフロー内に記録することを目的とした機能です。
相談のやり取りを残すため、ワークフローは、コラボスペースのタスクプレースを利用します。
相談機能において、タスクプレースを割り当てる単位は、案件です。その案件が持っている各作業でのやり取りは、すべてここに記録されます。
相談機能で使用されるタスクプレースは、対応する案件において、最初に［相談］ボタンが押されたときに作成されます。
表： 相談に使用するタスクプレースの関与者
| 関与者 | 割り当てられるユーザー |
| リーダー | 案件責任者 |
| メンバー | 現段階でのワークフロー関与者 |
| オブザーバー | 案件参照者とワークフロー定義の管理者 |
| タスク管理者 | 案件責任者 |
コラボレーション作業は、タスクプレースを担当者とするユーザー作業です。いわゆる、受付の窓口業務を想定した機能であり、単純な相談ではなく、より綿密なコラボレーションを行うためにタスクプレース自身をワークフローの作業の実行場として利用する機構です。
作業に関係するユーザーとタスクの関与者の対応は、次のとおりです。
表： ワークフローのユーザーとタスクプレースの関与者
| 作業 | タスク |
| 作業者 | ― |
| 作業担当者 | タスクプレースのリーダーまたはメンバー |
| 作業責任者 | タスクプレースのリーダー |