関連フォルダーへの文書登録を使う手順

関連フォルダーへの文書登録を起動する

操作手順
  1. ［タスクプレース］ページの［ファイル一覧］タブをクリックします。
    ［ファイル一覧］ページが表示されます。

    ［タスクプレース］ページの表示方法 ➯ 「自分のタスクを見る」

  2. 登録する添付ファイルの操作欄にある （［関連フォルダへの登録］アイコン）をクリックします。
    ［関連フォルダへの文書登録］画面が表示されます。

次の方法でも、関連フォルダーへの文書登録を起動できます。

操作手順
  1. ［タスクプレース］画面のグローバルツールバーで、［管理］プルダウンメニューから［関連フォルダへの文書登録］を選択します。
    ［関連フォルダへの文書登録］画面が表示されます。

    ［タスクプレース］ページの表示方法 ➯ 「自分のタスクを見る」

関連フォルダー指定方法を選択する

関連フォルダーの指定方法には、次の2とおりの方法があります。

設定済みの関連フォルダーから指定する方法

 

操作手順
  1. 関連フォルダーの一覧で、指定する関連フォルダー名称の左側のラジオボタンを選択します。

    関連フォルダーのオブジェクトIDは、［ID表示］欄に表示されています。［表示］ボタンをクリックすることによって、関連フォルダーを表示することができます。

新規に関連フォルダーを設定して指定する方法
操作手順
  1. ［新規関連フォルダ追加］ボタンをクリックします。
    ［新規関連フォルダ追加］画面が表示されます。
  2. 次のどれかの方法で、関連フォルダーを指定します。
    ドラッグ＆ドロップで指定する方法
    1. 「このエリアにドキュメントスペースのドロワーまたはフォルダをドロップしてください」と表示されている、背景色が他と違うエリアを使います。
      ドキュメントスペースのドロワーアイコン、フォルダーアイコン、ドキュメントページフォルダーアイコン、分類ビューアイコン、または分類フォルダーアイコンを、このエリアにドラッグ＆ドロップします。
      ［関連フォルダURL］および［関連フォルダ名称］が入力されます。

      ドラッグ＆ドロップすることで関連フォルダURLを指定可能なアイコンは、パス表示エリアのアイコンだけです。それ以外のアイコンをドロップすると関連フォルダURL・名称がクリアされます。

    ［関連フォルダ選択］画面を使う方法
    1. ［ドキュメントスペース参照］ボタンをクリックします。
      ドキュメントスペースの［関連フォルダ選択］画面が表示されます。
    2. 関連フォルダーに指定するドロワーまたはフォルダーを選択します。
    3. ［選択］ボタンをクリックします。
      ［関連フォルダ選択］画面が閉じて、［関連フォルダURL］および［関連フォルダ名称］が入力されます。
    関連フォルダーを直接指定する方法
    1. ［関連フォルダURL］に、関連フォルダのドキュメントスペースのフォルダー、ドロワー、ドキュメントページフォルダー、分類ビュー、分類フォルダーのURLを入力します。

      ドキュメントスペースのフォルダ、ドロワー、ドキュメントページフォルダー、分類ビュー、分類フォルダのURLを入力する操作の詳細 ➯ 「ドキュメントスペースのフォルダ、ドロワー、ドキュメントページフォルダー、分類ビュー、分類フォルダのURLを直接入力する手順」

    2. ［関連フォルダ名称］に、関連フォルダーの名称を入力します。

      • ［関連フォルダ名称］は、［ファイル一覧］ページの［格納先］に表示されます。
      • ［関連フォルダ名称］は必ず入力してください。入力できる文字数は、半角英数の場合で120文字までです。
  3. ［関連フォルダ説明］に、関連フォルダーの説明文を入力します。

    どのような文書を登録するための関連フォルダーなのかがわかるような説明文にすることをおすすめします。

  4. ［追加］ボタンをクリックします。
    ［関連フォルダ設定結果］画面が表示されます。

  5. ［文書登録へ戻る］ボタンをクリックします。
    ［関連フォルダ設定結果］画面が閉じて、［関連フォルダへの文書登録］画面に戻ります。
    新規に設定した関連フォルダーは、［関連フォルダへの文書登録］画面の関連フォルダーの一覧に表示されます。
  6. 新規に設定した関連フォルダー名称の左側のラジオボタンが選択されていることを確認します。
登録文書を指定して登録を実行する
操作手順
  1. 登録する添付ファイルの行のチェックボックスにチェックマークを付けます。
    登録する添付ファイルは、10個まで選択できます。

    複数の添付ファイルを一括して登録できます。登録対象すべてのチェックボックスにチェックマークを付けます。

  2. 登録したあと、添付ファイルをタスクから削除する場合は、［登録完了後、登録したファイルをタスクから削除する］チェックボックスにチェックマークを付けます。
    削除しない場合は、次の手順に進んでください。
  3. 登録完了後に、ファイル情報に成果物フラグを付ける場合は、［登録完了後、タスクのファイル情報に成果物フラグを付ける］チェックボックスにチェックマークを付けます。
    成果物フラグを付けない場合は、次の手順に進んでください。
  4. ［OK］ボタンをクリックします。
    登録を確認するダイアログボックスが表示されます。
  5. ［はい］ボタンをクリックします。
    ドキュメントスペースの画面が表示されます。
  6. ［登録］ボタンをクリックします。
    指定した添付ファイルが指定した関連フォルダーに登録されます。

    このとき同時に、属性を設定できます。

ドキュメントスペースのフォルダー、ドロワー、ドキュメントページフォルダー、分類ビュー、分類フォルダーのURLを直接入力する手順

ドキュメントスペースのフォルダー、ドロワー、ドキュメントページフォルダー、分類ビュー、分類フォルダーのURLを直接入力する手順を説明します。

操作手順
  1. ドキュメントスペースの［ドキュメント一覧］画面を表示します。
  2. ［ドキュメント一覧］画面の［パス表示］エリアに、関連フォルダーとして指定するフォルダー、ドロワー、ドキュメントページフォルダー、分類ビュー、分類フォルダーを表示します。
  3. ［ドキュメント一覧］画面の［パス表示］エリアに表示されているフォルダー、ドロワー、ドキュメントページフォルダー、分類ビュー、分類フォルダーのアイコンを右クリックし、［ショートカットのコピー］を選択します。
  4. コラボスペースでの関連フォルダーURLを指定する画面に移り、コピーしたショートカットを、<Ctrl>＋<V>キーでペーストします。
    関連フォルダーURLに、関連フォルダーのドキュメントスペースのフォルダー、ドロワードキュメントページフォルダー、分類ビュー、分類フォルダーのURLが入力されます。

登録したファイルのチェックアウト、チェックインを行う

操作手順
  1. タスクプレースの［ファイル一覧］ページを表示します。

    ［ファイル一覧］ページの詳細 ➯ 「［ファイル一覧］ページの構成」

  2. 次のどれかの操作を行います。
    チェックアウトする

    チェックアウトもロックもされていないファイルをチェックアウトできます。

    1. 該当ファイルの行の［格納先］欄の （［チェックアウト］アイコン）をクリックします。
      確認ダイアログボックスが表示されます。
    2. ［はい］ボタンをクリックします。
      該当ファイルがチェックアウトされます。
    チェックインする

    現在ログインしているユーザーがチェックアウトしているファイルに対して、チェックインできます。

    1. 該当ファイルの行の［格納先］欄の （［チェックイン］アイコン）をクリックします。
      ［チェックイン］画面が表示されます。

      ［チェックイン］画面の詳細 ➯ 「［チェックイン］画面の構成」

    2. チェックインするファイルをラジオボタンで選択します。
    3. チェックイン完了後にファイルをタスクから削除する場合は、［チェックイン完了後、チェックインしたファイルをタスクから削除する］チェックボックスにチェックマークを付けます。
      削除しない場合は、次の手順に進んでください。
    4. チェックイン完了後に、ファイル情報に成果物フラグを付ける場合は、［チェックイン完了後、タスクのファイル情報に成果物フラグを付ける］チェックボックスにチェックマークを付けます。
      成果物フラグを付けない場合は、次の手順に進んでください。
    5. ［OK］ボタンをクリックします。
      確認ダイアログボックスが表示されます。
    6. ［はい］ボタンをクリックします。
      ドキュメントスペースの画面が表示されます。
    7. ［次へ］ボタンをクリックします。
    8. ［チェックイン］ボタンをクリックします。
      該当ファイルがチェックインされます。

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