ワークフローをお使いになるために知っておくべき概念 ➯ 「ワークフローの基本的な概念と用語説明」
ワークフローは、インターネット／イントラネット上でビジネスプロセスを扱うための機能を提供します。
大きく分類すると「仕事」には、定型化されたものとそうでないものが存在します。ワークフローが取り扱うのは、主として定型化されたビジネスプロセスです。これに対し、非定型の仕事をサポートするのがコラボスペースです。
一つの仕事は多くの仕事から構成されていたり、他の仕事といろいろな関係を持って成り立っています。その中には、定型化された仕事も定型化されていない仕事も存在しています。
ArcSuite
が提供するワークフローは、コラボスペースとの連携によって、定型化されていないコラボレーションをビジネスプロセスに取り込んで活用できるよう設計されています。
仕事に欠かせないのはドキュメントです。ドキュメントスペースとの連携によってドキュメントを安全に受け渡しできるワークフロー機能を提供します。
ワークフロー定義の詳細 ➯ 「ワークフロー定義」
ワークフローの運用には、次の作業があります。
利用ユーザーの権限によって、行える操作が異なります。
ワークフロー定義を作成する操作の詳細 ➯ 「ワークフロー定義を作成する」
公開する操作の詳細 ➯ 「ワークフロー定義を公開する」
ワークフロー起動後には、さまざまな運用および管理作業が行えます。
ワークフロー上の作業を確認できます。
ログインしているユーザーが関与している作業の一覧を表示したり、代行依頼されている作業の一覧を表示したりすることができます。
関連する画面の説明 ➯ 「作業一覧を表示する、作業を行う」
「案件」とは、ワークフロー定義を基に起動され、管理されている業務の実体です。ログインしているユーザーが起動した案件の状況を確認できます。
関連する画面の説明 ➯ 「案件一覧、案件を表示する」
ワークフロー定義管理の主な機能を次に示します。
関連する画面の説明 ➯ 「ワークフロー定義と起動テンプレートを表示する」
他のユーザーの作業状況を確認できます。
たとえば、上司と部下をあらかじめ設定しておけば、上司が部下の作業の進捗状況を管理できます。また、自分が責任者である案件や作業の状況を管理できます。自分が参照者である案件の状況を確認することもできます。
関連する画面の説明 ➯ 「進捗を管理する」
次の項目について、現在ログインしているユーザーに関連するワークフローや、共用定義のワークフロー定義、起動テンプレートを検索できます。
関連する画面の説明 ➯ 「検索する」
次の設定項目について、個人ごとに設定内容を保存できます。
関連する画面の説明 ➯ 「個人ごとの設定を行う」
次のどれかの方法でワークフローを起動できます。
関連する操作
➯ 「ワークフローを起動する」
➯ 「コラボスペースからワークフローを起動する」
➯ 「ドキュメントスペースからワークフローを起動する」
一般ユーザーは、起動されたワークフロー定義に登録された作業のうち、自分に該当する作業を確認し、その作業をひとつひとつ処理していきます。
コラボスペースが導入されている環境では、ワークフローとコラボスペースの機能を連携させることができます。
たとえば、ワークフローを運用する中で、各担当者が個々の作業を処理するときに、作業内容の確認や質問などが発生することが想定されます。そのような場合に、コラボスペースのタスクを利用して、質疑応答のやりとりを行えます。［作業］画面で［相談］ボタンを利用することで、コラボスペースのタスクが作成されます。作成されたタスクプレースで、他の担当者とのやりとりを行います。やりとりは、コラボスペース上に記録として残ります。
一般ユーザーの操作の詳細 ➯ 「作業一覧を表示する、作業を行う」
また、自分用の表示設定を保存できます。
操作の詳細 ➯ 「個人ごとの設定を行う」