応用型

ドキュメント登録、コラボレーション、ループ、関数などを使用した、実務で使用する頻度の高いパターンの例について説明します。
さらに、インポート機能やクリップボードを利用して、既存のワークフローの設定内容を活用する手順も含めて説明します。

このワークフローのシナリオ

契約書の作成、承認のワークフローの実用例です。
○×株式会社の営業部員であるAが、契約書のドラフトを作成します。
次に、その契約書のドラフトを、コラボスペースで法務部員Bと条文の意見交換を行います。
その結果を反映した契約書をAが作成し、上長である営業部長のCに提出します。
Cは、Aから受け取った契約書を確認し、問題がある場合はAに差し戻します。
承認された契約書について、ワークフローで承認日を自動で設定します。
契約書が承認されると、ドキュメントスペースの［契約書関連］フォルダーに承認済みの契約書を格納します。また、格納したことを承認日時とともに、メールで営業部長Cに報告します。

このシナリオの流れは、以下のとおりです。

  1. ［契約書ドラフト］担当者：営業部員A
    契約書のドラフト版を作成します。
  2. ［法務チェック］担当者：営業部員A
    コラボスペースで、法務部員Bに契約書の条文チェックを依頼します。
  3. ［契約書FIX］担当者：営業部員A
    チェック結果を反映し、契約書をFIXします。
  4. ［承認］担当者：営業部長C
    契約書を確認し、［可決］であれば承認、［否決］であれば、営業部員Aに差し戻されます。
  5. ［承認日時設定］システムが自動で実行します
    承認であれば自動で承認日が設定されます。
  6. ［ドキュメント登録］担当者：営業部員A
    承認後、契約書を登録します。
  7. ［登録連絡］システムが自動で実行します
    契約書を登録したことを、メールで営業部長Cに連絡します。

このワークフロー定義の構成図

ワークフロー定義を作成する

ここでは、ワークフロー定義を作成する方法について説明します。

ここで作業するユーザーには、あらかじめ、定義作成者として設定されている必要があります。

定義作成者の設定 ➯ 『ワークフロー管理アプリケーションのヘルプ』

操作手順
  1. 前述のトピック「基本型」のワークフロー定義を作成するの手順1から手順6を実行します。
    ［ワークフロー定義作成］画面が表示されます。
  2. ［定義名］に、作成するワークフロー定義の名前を入力します。次に、［作成］をクリックします。
    ［ワークフロー定義編集］画面が表示されます。
  3. ［インポート］をクリックします。
    ［定義インポート］画面が表示されます。
  4. ［定義ファイル］の［参照］をクリックします。
    ［ファイルの選択］ダイアログボックスが表示されます。
  5. 「ワークフロー：基本型」のエクスポートファイルが保存されている場所を指定します。「ワークフロー：基本型.xml」を選択し、［開く］をクリックします。
    ［定義インポート］画面に戻ります。

    ［リソースを削除してインポート］にチェックマークを付けてインポートを実行すると、［ワークフロー：基本型］で設定した担当者や責任者の情報が削除されます。

  6. ［インポート］をクリックします。
    確認のダイアログボックスが表示されます。
  7. ［OK］をクリックします。
    ［ワークフロー定義編集］画面が表示されます。
  8. ［契約書ドラフト］をクリップボードにコピーします。
    ［ワークフロー定義編集］画面の描画エリアで、［契約書ドラフト］を選択し、［編集操作ボタン］エリアで、 （［コピー］アイコン）をクリックします。
  9. ［作業］エリアの選択項目で、［クリップボード］を選択します。
    手順8でコピーした［契約書ドラフト］が表示されます。
  10. このワークフロー定義の構成図になるように、［契約書ドラフト］と［登録連絡］以外のアイコンを配置します。

    ［承認］から［契約書FIX］へ差し戻す線を描くには、（［節追加］アイコン）を使用します。

    1. ［契約書ドラフト］と［登録連絡］の間の線を削除し、契約書ドラフトの右横から5アイコン分、配置できるように調整します。
    2. ［基本］＞［コラボレーション］アイコンを描画エリアにドラッグ＆ドロップし、名前を［法務チェック］に変更します。
    3. ［クリップボード］＞［契約書ドラフト］を描画エリアにドラッグ＆ドロップし、名前を［契約書FIX］に変更します。
    4. ［クリップボード］＞［契約書ドラフト］を描画エリアにドラッグ＆ドロップし、名前を［承認］に変更します。
    5. ［アプリケーション］＞［属性設定］アイコンを描画エリアにドラッグ＆ドロップし、名前を［承認日時設定］に変更します。
    6. ［ドキュメント操作］＞［ドキュメント登録］アイコンを描画エリアにドラッグ＆ドロップし、名前を［ドキュメント格納］に変更します。
    7. アイコンの間を線で結びます。
  11. トピック「基本型」のワークフロー定義を作成するの手順19から手順20を参照して、先に配置した以下の作業に、担当者と責任者、使用するタスクスペースを指定します。

    指定するタスクスペースは、あらかじめ作成しておく必要があります。

    タスクスペースの作成方法 ➯ 『コラボスペースのヘルプ』

    1. ［基本属性］の［タスク選択］をクリックします。
    2. 法務チェック用のコラボスペースを検索します。［タスク名］または［タスクID］で検索する値を入力します。（この例では、［タスク名］で説明します。）
    3. 追加するタスクを選択し、［追加］をクリックします。
    4. ［法務チェック］画面で、［設定］をクリックします。
      • 承認日設定
        担当者、責任者ともに営業部長Cを指定します。
      • ドキュメント登録
        担当者は、営業部員A、責任者は営業部長Cを指定します。
  12. ユーザー定義属性を作成します。
    ［契約書ドラフト］を選択し、トピック「基本型」のワークフロー定義を作成するの手順21から手順23までと同様の手順で、以下の属性を作成します。
    表： ユーザー定義属性で作成する属性（その1）
    属性名 データ型 モード その他
    契約書ドラフト格納庫 ドキュメント型 単値 詳しくは、［契約書ドラフト格納庫］の設定を参照してください。
    契約書FIX格納庫 ［ドキュメント］を選択します。 単値 -
    契約書の承認可否 ［文字列］を選択します。 単値 ［列挙値を設定する。］にチェックマークを付けます。
    ［列挙値］の右側の入力欄に、列挙値として登録する値（ここでは、「可決」、「否決」）を入力し、次に［追加］ボタンをクリックして、それぞれを追加します。
    詳しくは、［契約書の承認可否］の設定を参照してください。
    承認日時 ［日時］を選択します。 単値 -

    図： ［契約書ドラフト格納庫］の設定

    図： ［契約書の承認可否］の設定

  13. ［システム属性］を使用して、ユーザー定義属性を作成します。
    ［ユーザー定義属性］エリアで、 （［システム属性から追加］アイコン）をクリックします。次に、以下の作業について、「説明」をクリックします。
  14. 以下の作業について、作業説明を設定します。
    ここで作成した属性は、手順13で設定した［基本情報］の［説明］属性として、作業を開始したときにフォーム上に表示されます。
    各作業の［作業］アイコンを選択し、［編集操作ボタン］エリアの［詳細表示］アイコンをクリックします。
  15. ［基本属性］タブをクリックします。［説明］に以下の内容を入力します。
    表： ［説明］に入力する内容
    作業名 入力する内容
    契約書ドラフト 営業部員Aが、契約書のドラフトを作成し、ドキュメントスペースに格納する作業です。
    法務チェック 営業部員Aと法務部員Bとの、契約書の条文をやりとりするタスクです。
    契約書FIX 営業部員Aが、法務部との条文確認後、修正内容をFIXした契約書を再度作成し、ドキュメントスペースに格納する作業です。

  16. 作成したユーザー定義属性をフォームに追加します。
    トピック「基本型」のワークフロー定義を作成するの手順24から手順26と同様の手順で、以下の属性を追加します。
    表： フォームに追加する内容
    作業名 追加する属性 権限 その他
    契約書ドラフト 「契約書ドラフト」の「説明」
    契約書ドラフト格納庫    		 参照
    必須    		 -
    法務チェック 「法務チェック」の「説明」 参照  
    契約書FIX 「契約書FIX」の「説明」
    契約書FIX格納庫    		 参照
    必須    		 -
    承認 契約書FIX格納庫
    契約書の承認可否    		 参照
    編集    		 -
    ［デフォルト値］は、［可決］を選択します。

  17. ［ワークフロー定義編集］画面で、［承認］作業について遷移条件を設定します。
    ［承認］アイコンを選択し、［編集操作ボタン］エリアの［詳細表示］アイコンをクリックします。
  18. ［遷移条件］タブをクリックします。
    表示された［遷移条件］ページで、［遷移先］の［契約書FIX］、［承認日時設定］をそれぞれクリックします。
  19. 2つの遷移先について、以下の内容で設定します。
    設定したら、［設定］ボタンをクリックします。
    表： 遷移条件の設定内容
    遷移先 遷移名 説明 タイプ 条件 条件式
    契約書FIX 否決 再度、営業部員Aへ差し戻す。 条件を指定 簡易入力
    （増やす）をクリックします。    		 ［ユーザー定義の属性］、［契約書の承認可否］、［＝］、値は［否決］と入力します。
    詳しくは、遷移条件の設定を参照してください。
    承認日時設定 可決 承認日設定へ遷移する。 デフォルト - -



    図： 遷移条件の設定

  20. ［承認日時設定］、［ドキュメント登録］について、［パラメーター］を指定します。
  21. トピック［基本型］のワークフロー定義を作成する手順31から手順34を実行します。
    以上で、ワークフロー定義の作成は終了です。

    この例では、定義チェックを実行したときに、警告が表示されます。これは、ループを検出すると必ず表示されるもので、他のエラー、警告が表示されていなければ、完了しても問題ありません。

ワークフローを公開する

➯ トピック［基本型］のワークフローを公開する

ワークフローを起動する

➯ トピック［基本型］のワークフローを起動する

ワークフローを実行する

操作手順
  1. ［ワークフロートップ］画面で、［作業一覧］リンクをクリックします。
    下部フレームが［作業一覧］画面に切り替わります。

    ［ワークフロートップ］画面を表示したときには、下部フレームはデフォルトで［作業一覧］画面が表示されています。

  2. 表示する作業に応じて、［担当作業］タブ、［代行作業］タブ、または［完了した作業］タブを選択します。
    選択したタブに応じた作業の一覧が表示されます。

    詳細については、それぞれのページの説明を参照してください。

  3. ［作業一覧］画面、［案件］画面、コラボスペースの［タスクプレース］画面で、［契約書ドラフト］、または［契約書ドラフト］の （［作業表示］アイコン）をクリックします。
    ［作業］画面（ここでは［契約書ドラフト］画面）の［フォーム］ページが表示されます。
  4. 営業部員Aは、契約書のドラフト文書を作成し、任意の場所に保存します。
  5. ［契約書ドラフト］画面の［フォーム］ページで、［作業開始］をクリックします。
    属性名［契約書ドラフト格納庫（必須）］の属性値に表示されているフォルダーが、［登録できません。］から［登録できます。］に変更されます。
  6. 属性名［契約書ドラフト格納庫（必須）］の属性値に表示されているフォルダーをクリックします。
    ドキュメントスペースの［契約書ドラフト格納庫］フォルダーが開きます。
  7. ドキュメントスペースの［契約書ドラフト格納庫］フォルダーで、［階層操作］から［ドキュメント登録］を選択します。
  8. 表示された［ドキュメント登録］画面の［コンテント］で［参照］ボタンをクリックし、手順4で作成した文書を選択します。
    選択したら、［登録］ボタンをクリックします。
  9. ［登録確認］画面で、内容を確認し、［登録］ボタンをクリックします。
    表示された［ドキュメント登録完了］画面を閉じます。

    ［登録］を押したときに、「コンテントタイプが判別できないファイルがありました。コンテントタイプを選択してください。」の確認メッセージが表示される場合があります。
    メッセージが表示された場合は、登録するドキュメントのコンテントタイプを確認し、プルダウンメニューから選択してください。

  10. ワークフローの［契約書ドラフト］画面の［フォーム］ページに戻ります。
    属性名［契約書ドラフト格納庫（必須）］の属性値に表示されている［更新］ボタンをクリックします。
    手順8で格納した文書名が表示されます。
  11. ［作業完了］ボタンをクリックします。
    12. ［ユーザー確認］ダイアログボックスが表示された場合
    1. ［ユーザーID］に、ユーザーIDを入力します。
    2. ［パスワード］に、ユーザーのパスワードを入力します。
    3. ［OK］をクリックします。
      認証が成功したあと、［ユーザー作業完了］画面が表示されます。認証に失敗した場合は、エラーメッセージが表示されます。
  12. ［閉じる］ボタンをクリックします。
  13. ［法務チェック］に遷移します。担当者である営業部員Aは、手順1から2まで実行します。
  14. 手順3と同様に、［法務チェック］をクリックします。次に、［法務チェック］画面の［フォーム］ページで、［作業開始］をクリックします。
  15. ［基本属性］タブをクリックします。表示される確認メッセージは、［OK］をクリックします。
  16. 担当者に表示されているタスクスペースのURLをクリックします。
    法務チェック用のタスクスペースの画面が表示されます。
  17. 手順4で作成した契約書について、法務部員Bと意見交換します。
    法務部員Bとの相談が終了したら、ワークフローの［法務チェック］画面に戻り、［フォーム］ページで［作業完了］ボタンをクリックします。
  18. 営業部員Aは、契約書を修正し、任意の場所に保存します。
  19. 次の作業の［契約書FIX］を、手順5から手順11まで同様に実行します。
  20. 営業部長Cは、［承認］画面の［フォーム］ページで、［作業開始］をクリックします。
  21. ［ダウンロード］アイコンをクリックします。
    ［ファイルのダウンロード］ダイアログボックスが表示されます。
  22. ［保存］をクリックします。
    ［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されます。
  23. 文書を保存する場所を指定し、［保存］をクリックします。
  24. FIX文書の内容を確認します。可決の場合は、［作業完了］をクリックします。
    承認できない場合は、［否決］を選択し、［作業完了］をクリックします。

    この例では、［可決］をデフォルト値に設定しています。

    1. ［可決］の場合
      次の作業へ遷移し、［ドキュメント登録］、［メール通知］が自動で完了します。
    2. ［否決］の場合
      ［契約書FIX］作業へ遷移します。再度、担当者である営業部員Aに［契約書FIX］が割り当てられます。手順18から再度実行します。
    承認が可決されると、案件が終了します。

以上で、応用型ワークフローの一連の流れは終了です。

ページの先頭へ