基本型
開始点から終了点まで、一直線に結ばれたシンプルなワークフローについて説明します。
このワークフローのシナリオ
担当のユーザーが、担当の作業を開始し、コメントを入力します。
次に、上記の作業が終了したことを、関係者にメールで通知します。
ここで説明する例では、案件参照者を営業部員A、法務部員B、案件責任者を営業部長Cとしています。また、各作業の担当者を営業部員A、責任者を営業部長Cとしています。
このワークフロー定義の構成図
ワークフロー定義を作成する
最初に、ワークフロー定義を作成します。
ここで作業するユーザーには、あらかじめ、定義作成者として設定されている必要があります。
操作手順
- Webブラウザーで、ArcSuiteのポータルのURLを入力します。
［ログイン］画面が表示されます。
- ［ユーザー名］に、ユーザー名を、［パスワード］にパスワードを入力します。
- ［ログイン］ボタンをクリックします。
［ポータル］画面が表示されます。
- ［ポータル］画面の［ワークフロー］エリアで、操作対象のワークフローをクリックします。
［ワークフロートップ］画面が表示されます。
- ［ワークフロー定義一覧］リンクをクリックします。
［ワークフロー定義一覧］画面が表示されます。
- ［個人用定義］タブをクリックし、表示された［個人用定義］タブのページで、［ワークフロー定義作成］ボタンをクリックします。
［ワークフロー定義作成］画面が表示されます。
- ［定義名］に、作成するワークフロー定義の名前を入力します。（ここでは、［ワークフロー：基本型］とします。）次に、［作成］をクリックします。
［ワークフロー定義編集］画面が表示されます。
- ［作業］エリアの選択項目で、［基本］を選択します。次に、
（［作業］アイコン）を選択しドラッグ＆ドロップで［描画］エリアに配置します。
［描画］エリアに、［作業］アイコンが追加されます。
- 作業名をダブルクリックし、以下のように変更します。
遷移元、遷移先が多い［作業］アイコンをダブルクリックしても、作業の画面が表示されないことがあります。その場合は、［作業］アイコンを選択し、［詳細表示］アイコンをクリックすることで、作業の画面を開くことができます。
- ［作業］エリアの選択項目で、［アプリケーション］を選択します。
（［メール通知］アイコン）を選択し、ドラッグ＆ドロップで［描画］エリアに配置します。
［描画］エリアに、［メール通知］アイコンが追加されます。
- 作業名をダブルクリックし、以下のように変更します。
遷移元、遷移先が多い［作業］アイコンをダブルクリックしても、作業の画面が表示されないことがあります。その場合は、［作業］アイコンを選択し、［詳細表示］アイコンをクリックすることで、作業の画面を開くことができます。
- ［編集操作ボタン］エリアで、
（［線を引く］アイコン）を選択します。
- 遷移元の［作業］アイコンから、遷移先の［作業］アイコンへ、マウスをドラッグして線を引きます。
ここでは、［開始］から［契約書ドラフト］、［契約書ドラフト］から［登録連絡］、［登録連絡］から［終了］へ線を引きます。
- 操作中、誤って線を引いてしまった場合や、線を引き直す場合など、
（［元に戻す］アイコン）をクリックすると、操作する前の状態に戻ります。
- 作業の差し戻しなど、完了した作業へ戻る遷移が必要な場合、
（［節追加］アイコン）を使用して、曲がった線を描くことができます。ループの例として、トピック［応用型］の、「このワークフロー定義の構成図」
- ［ワークフロー定義詳細］画面が表示されます。
- ［基本属性］ページで、［責任者］と［参照者］に、それぞれユーザーを指定します。
- 設定内容
参照者：営業部員A、法務部員B
責任者：営業部長C
- ［設定］ボタンをクリックします。
［ワークフロー定義編集］画面に戻ります。
- ［編集操作ボタン］エリアで、
（［選択］アイコン）をクリックします。
- ［契約書ドラフト］を選択し、［編集操作ボタン］エリアの
（［詳細表示］アイコン）をクリックします。
［契約書ドラフト］の［基本属性］タブのページが表示されます。
［作業］アイコンの詳細は、ダブルクリックして表示することもできます。ただし、［作業］アイコンの遷移元、遷移先が多い場合、作業の画面が表示されないことがあります。その場合は、［詳細表示］アイコンをクリックしてください。
- 表示された［基本属性］タブのページで、［担当者］および［責任者］を、手順16と同様に選択します。
- ［フォーム］タブをクリックします。
- 表示された［フォーム］タブのページの［ユーザー定義］エリアで、［属性新規作成］リンクをクリックします。
- 表示された［属性新規作成］エリアで、［属性名］に”コメント”と入力します。［データ型］は、［文字列］を選択します。選択したら、［作成］ボタンをクリックします。
［ユーザー定義属性］エリアに、［コメント］属性が追加されます。
- 設定内容
属性名：コメント
データ型：文字列
- ［コメント］属性のチェックボックスにチェックマークを付けます。
- ［フォームに挿入］ボタンをクリックします。
フォームに［コメント］属性が挿入されます。
- ［コメント］属性の［権限］で、［編集］を選択します。設定したら、［設定］ボタンをクリックします。
［ワークフロー定義編集］画面に戻ります。
- 参照
設定されたコメントを参照できます。ユーザーは、フォームに「コメント」属性を入力することはできません。
- 編集
ユーザーがフォームに「コメント」属性を入力できます。また、「コメント」属性を入力しなくても、作業を完了できます。（警告メッセージは表示されません）
- 必須
ユーザーがフォームに「コメント」属性を入力できます。「コメント」属性を入力しない場合、警告メッセージが表示され、作業を完了できません。
設定した内容を確認する場合は、［プレビュー］ボタンをクリックしてください。
実際にフォームに表示される形式で確認することができます。
- 設定内容
権限：編集
- ［ワークフロー定義編集］画面で、［登録連絡］を選択し、［編集操作ボタン］エリアの［詳細表示］アイコンをクリックします。
［登録連絡］の［基本属性］画面が表示されます。
［作業］アイコンの詳細は、ダブルクリックして表示することもできます。ただし、［作業］アイコンの遷移元、遷移先が多い場合、作業の画面が表示されないことがあります。その場合は、［詳細表示］アイコンをクリックしてください。
- ［担当者］および［責任者］を、手順16と同様に選択します。
- ［パラメーター］タブをクリックします。
表示された［パラメーター］タブのページで、以下の内容を入力します。
［メッセージ］欄には、1000文字まで入力できます。
- 設定内容
宛先（必須）： 指定方法：属性 値：案件の属性、責任者
CC: 指定方法：属性 値：案件の属性、起案者
タイトル（必須）：作業完了通知
メッセージ：作業が完了しました。
- ［設定］ボタンをクリックします。
パラメーターが設定され、［ワークフロー定義編集］画面に戻ります。
（［定義チェック］アイコン）をクリックします。
フロー図に明らかな誤りがないかどうか、チェックされます。そして、［ワークフロー定義チェック］画面に結果が表示されます。
エラー、または警告にメッセージが表示される場合は、「特にありません。」が表示されるまで、表示内容に従ってワークフロー定義を修正してください。
- ［ワークフロー定義チェック］画面で、［閉じる］ボタンをクリックします。
- ［ワークフロー定義編集］画面で、［保存］ボタンをクリックします。
ワークフロー定義の保存の確認ダイアログボックスが表示されます。
- ［OK］ボタンをクリックします。
［ワークフロー定義保存完了］画面で、［OK］ボタンをクリックします。
［ワークフロー定義一覧］画面に戻ります。
以上で、ワークフロー定義の作成は終了です。
ワークフローをエクスポートする
作成したワークフロー定義は、エクスポートしてファイルに保存することができます。既存のワークフローを再利用する場合などに、保存したファイルをインポートします。
ここでは、先に作成した「ワークフロー：基本型」をエクスポートする方法について説明します。
操作手順
- ［ワークフロー定義管理］画面の［個人用定義］ページで、［ワークフロー：基本型］をクリックします。
- 表示された［ワークフロー定義表示］画面で、［エクスポート］ボタンをクリックします。
エクスポートの確認のダイアログボックスが表示されます。
- ［OK］をクリックします。
［ファイルのダウンロード］ダイアログボックスが表示されます。
- ［保存］をクリックします。
［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されます。
- エクスポートするファイルを保存する場所を指定します。指定したら、［保存］をクリックします。
指定した場所に、ファイルが保存されます。
ワークフローを公開する
ワークフロー定義を作成したら、ワークフローを起動する前に、公開します。
ここで作業するユーザーには、あらかじめ、定義公開者として設定されている必要があります。
操作手順
- ［ワークフロー定義管理］画面の［個人用定義］ページで、共用領域に登録する定義の
（［公開］アイコン）をクリックします。
［公開］画面が表示されます。
- 次の項目を設定します。
（項目名をクリックすると、解説ページへジャンプします。）
- ［次へ］ボタンをクリックします。
［公開確認］画面が表示されます。
- ［公開］ボタンをクリックします。
［公開結果］画面が表示されます。
［共用定義］タブのページで、ワークフローが公開されていることを確認することができます。
ワークフローを起動する
ワークフローの作業を実行するために、ワークフローを起動します。
操作手順
- ［作業一覧］画面で、ツールバーの［ワークフロー起動］ボタンをクリックします。
［ワークフロー定義一覧］画面が表示されます。
- ［ワークフロー定義一覧］画面で、起動する定義の
（［ワークフロー起動］アイコン）をクリックします。
［ワークフロー起動のフォーム］画面が表示されます。
- ［案件名］、［案件説明］に任意の内容を入力します。
- ［起動］ボタンをクリックします。
［ユーザー確認］ダイアログボックスが表示された場合
- ［ユーザーID］に、ユーザーIDを入力します。
- ［パスワード］に、ユーザーのパスワードを入力します。
- ［OK］をクリックします。
認証が成功したあと、定義に従ってワークフローが起動します。認証に失敗した場合は、エラーメッセージが表示されます。
定義に従ってワークフローが起動し、［ワークフロー起動結果］画面が表示されます。
手順2で表示される［案件名］、［案件説明］のフォームは、［開始］のデフォルトのフォームになっています。状況に応じて、フォームを追加、変更することができます。
フォームの作成については、［ユーザー定義属性］エリアを参照してください。
- ［閉じる］ボタンをクリックします。
作業（ワークフロー内の1ステップ）を実行する
ワークフローが起動されると、各担当者に作業が割り当てられます。
作業が割り振られると、作業依頼メールが届きます。
作業依頼メールのURLをクリックすると、直接、フォーム画面を表示できます。
ただし、ワークフロー管理ツールでメール通知を抑制していた場合や、RMSに担当者のメールアドレスが設定されていなかった場合などは届きません。
操作手順
- ［ワークフロートップ］画面で、［作業一覧］リンクをクリックします。
下部フレームが［作業一覧］画面に切り替わります。
［ワークフロートップ］画面を表示したときには、下部フレームはデフォルトで［作業一覧］画面が表示されています。
担当する作業がない場合は、何も表示されません。
- 表示する作業に応じて、［担当作業］タブ、［代行作業］タブ、または［完了した作業］タブを選択します。
選択したタブに応じた作業の一覧が表示されます。
- 営業部員Aは、［作業一覧］画面、［案件一覧］画面、コラボスペースの［タスクプレース］画面で、［作業］、または［作業］の
（［作業表示］アイコン）をクリックします。
［作業］画面（ここでは、［契約書ドラフト］画面）の［フォーム］ページが表示されます。
- ［フォーム］ページで、［作業開始］ボタンをクリックします。
フォームが設定できる状態になります。
- ［コメント］属性のフォームで、任意のコメントを入力します。
- ［作業完了］ボタンをクリックします。
［ユーザー確認］ダイアログボックスが表示された場合
- ［ユーザーID］に、ユーザーIDを入力します。
- ［パスワード］に、ユーザーのパスワードを入力します。
- ［OK］をクリックします。
認証が成功したあと、作業が完了します。認証に失敗した場合は、エラーメッセージが表示されます。
作業か完了すると、［ユーザー作業完了］画面が表示されます。
- ［閉じる］ボタンをクリックします。
- ［登録連絡］のパラメーターで、宛先に指定したユーザーにメールが通知されたことを確認します。
手順6を実行した時点で、［登録連絡］が自動で実行されます。パラメーターに設定した宛先にメールが送信され、［登録連絡］が完了します。
以上で、基本型ワークフローの一連の流れは終了です。